La entrevista a Leticia Codina abre frentes de interés hacia nuevos planteamientos organizativos, especialmente en un bien escaso como es la gestión del tiempo.
Leticia Codina no dudó en colaborar y prestar su testimonio profesional y esa parte de persona que se manifiesta cuando alguien te propone que puedes ayudar a la gente que se encuentra en una situación complicada, que son la mayoría de Españoles, no pocos países en Europa y Ultramar, nuestros hermanos en Latinoamérica. Esta entrevista a Leticia Codina la consideré crucial en un momento como el actual en que el parón acontecido nos permitiría recapacitar sobre nuestra percepción del tiempo y nuestra actuación respecto a él. Participar tan amablemente en este enclave de Especialistas en el recopilatorio Interdisciplinar de estrategias supone que el feedback que se opone con fuerza, ofrece algo donde no hay nada, orden donde hay desorden, organización en el caos y en suma, un mayor aprovechamiento consciente del tiempo, lo cual nos conduce a una mayor serenidad, seguridad y calidad de vida.
Leticia es Graduada en Derecho. Durante 8 años ejerció como profesora de Formación Profesional grado superior.
Desde el 2017 dirige su propia consultoría de Liderazgo en Palma.
El coaching es entre otras especialidades como la gestión del tiempo y la productividad profesional y personal, conforman el ámbito de su dedicación. También trabaja para particulares y empresas que quieren mejorar su tiempo y sus resultados de manera práctica con herramientas de gestión del tiempo útiles en nuestro día a día. Está claro que domina la gestión del tiempo porque además, es formadora para empresas y hoteles de toda la isla.
Su pasión es GANAR TIEMPO AL TIEMPO.
No se trata de trabajar más sino de trabajar mejor aprovechando nuestro próximo minuto con mi plan M.E .T.A Motivación , Enfoque, trabajo y Autenticidad.
¡Vamos a ello, Leticia!
A toda persona que anda asfixiada con la situación actual
VAT- ¿Podrías establecer la diferencia conceptual entre eficacia y eficiencia?
LC– Estos dos conceptos son muy importantes en la gestión del tiempo porque son los medidores de nuestros resultados pero en general tendemos a confundirlos. La eficacia se centra en los resultados, en lograr objetivos, nos centramos en el fin mientras la eficiencia se centra en los medios, en resolver problemas, en hacer las cosas correctas nos centramos en el método, en el cómo.
Si tuviera que definir en una frase diría:
Ser eficiente es hacer las cosas correctamente y ser eficaz es hacer las cosas correctas.
El secreto del éxito en la gestión del tiempo esta en encontrar la efectividad, es decir, ser capaz de equilibrar la eficacia y eficiencia con una correcta gestión de los recursos disponibles, trabajando con calidad y menos desgaste, optimizando el tiempo disponible.
VAT- ¿Es lo mismo orden que organización?
LC– No, rotundamente no. Porque podemos ser muy ordenados y muy desorganizados, en el orden. Colocamos las cosas por familias, tamaños o colores. Es un criterio estético, o de limpieza, pero:
La organización lleva implícita el establecer prioridades y una clasificación efectiva.
Te pondré un ejemplo claro puedo tener todas las facturas ordenadas en un mismo espacio, a la vista, tengo el espacio ordenado pero no productivo. Pero si tengo una organización, tendré un espacio para las facturas colocadas por un código visual, por meses, si están pendientes de cobro o cobradas etc.. por lo tanto, podemos decir que es un sistema productivo porque invertimos poco tiempo en encontrar lo que necesitamos.
Muchas veces en la gestión del tiempo nos perdemos en las formas y nos olvidamos del fondo, confundiendo estética con practicidad.
Un ejemplo muy común es verlo en el uso de la agenda, el elemento básico de organización, muchas veces en las sesiones individuales veo agendas elegidas por la vista y no por su capacidad de organizar nuestro día. De ahí que a veces la agenda no se usa por mal criterio de selección.
VAT- ¿Cómo podemos orquestar los elementos necesarios para realizar teletrabajo a diario?
LC- Creando hábitos productivos y para crear nuestros hábitos primero debemos:
- Comenzar con rutinas adaptadas a nuestras necesidades por ejemplo una planificación previa para evitar caer en la tentación de comenzar el día por imprevistos o tareas fáciles pero poco productivas.
- Un horario fijo donde distribuir nuestras tareas importante, tareas rutinarias, imprevistos y fechas de entregas.
- Respetar nuestro horario e intentar que los demás lo respeten, es común que cuando trabajamos desde casa seamos un recurso fácil para favores o interrupciones por eso es fundamental que trabajando desde casa debemos tener un orden mental y un orden en nuestro espacio de trabajo.
- Sobre todo cuidar nuestra actitud , ser disciplinados e implementar ciertos hábitos de vida que nos ayudarán a trabajar de forma rentable y sostenible. Es importante recordar que trabajando desde casa no medimos nuestros resultados por tiempo invertido sino por resultados conseguidos.
VAT- Familias con hijos. ¿Qué pautas recomiendas para realizar un plan De Estructuración?
LC– Este es un momento excepcional donde teletrabajamos con hijos en casa, confinados las 24 horas y sin posibilidades de salir. Por lo tanto es fundamental entender que estas circunstancias se deben tener en cuenta, como la variable de la edad de los hijos. Pero esta pregunta es muy repetida en mis redes sociales y siempre digo que si ambos progenitores trabajan la fórmula mas efectiva es crear turnos, un turno de mañana y un turno de tarde, creando un horario donde el objetivo es estar al 100% en cada tarea. Mientras uno tiene turno de trabajo puede trabajar al 100% y el otro estar al 100% con los niños y viceversa.
Si son familias monoparentales como es mi caso, adaptar los bloques de trabajo a las necesidades de los niños.
Cuando dependen de mi me dedico a tareas rutinarias y cuando están entretenidos creo bloques de alta productividad donde me aíslo de distracciones y trabajo en tareas importantes.
Debemos ser flexibles pero resolutivos.
VAT- ¿Cuál es el mejor modo de lograr que las tareas no nos ganen?¿Es el teletrabajo un modo de ganar tiempo vital como recompensa al logro de resolver rápido y bien, o por el contrario, es más invasivo y hay que dosificarlo?
LC– A la primera pregunta diré que para lograr que las tareas no nos desborden debemos trabajar con una planificación efectiva, una buena planificación es un mapa de acción que siempre podemos consultar, maximizando nuestra efectividad y potenciando nuestra productividad.
Creo que el teletrabajo ha llegado para quedarse.
Es una herramienta muy útil pero no llegábamos a usar por miedo, prejuicios o mala gestión, pero después de esta pandemia hemos aprendido que es una opción viable, sostenible y flexible cuando se trabaja con objetivos claros y bien definidos.
El trabajo en casa es invasivo cuando está mal gestionado porque nos indica que estamos perdiendo el control de nuestro tiempo cuando nos sentimos aislados, con una vida sedentaria. Pasamos más tiempo del debido trabajando sin horario ni descansos y tenemos una disponibilidad permanente.
VAT- ¿Hasta qué punto se puede hacer todo sin tener situación de agobio?
LC- Teniendo claras nuestras prioridades.
–Manteniendo a raya a nuestros ladrones de tiempo como el teléfono, el mail y las redes sociales.
–Distribuyendo nuestro tiempo y nuestra energía en todas las tareas del día es decir entender que debemos planificar nuestra tiempo de trabajo pero también tiempo para uno mismo, tiempo para sociabilizar, tiempo para hacer ejercicio y tiempo para descansar porque es fácil caer en usar toda nuestra energía en trabajar sin horario, sin descanso y cuando nos damos cuenta nos quedamos sin energía. Para todo lo demás, alimentado el estrés y la ansiedad que vivimos en la actualidad.
VAT- ¿Cómo podemos enriquecer un descanso mental, aparte de una rutina deportiva? ¿Es el sueño la única alternativa regenerativa?
LC– Cualquier actividad que nos distraiga y podamos poner el foco para que la mente deje de trabajar es regenerativa: un libro, una buena conversación con un amigo/a o familiar, una serie, practicar un hobby que nos mantenga motivados, etc… En este periodo de confinamiento la cocina está siendo un recurso anti-estrés.
Por ejemplo:
… a todos mis clientes en este momento les pido aprovechar este tiempo para hacer esa lista de tareas abandonada por falta de tiempo como: ordenar fotos, crear álbum de viajes u ordenando espacios, acciones específicas y medibles para cuando acabe este periodo nos sintamos que hemos aprovechado el tiempo. Así recordaremos cosas concretas que nos hagan sentir motivados.
VAT- Es fácil despistarse navegando por internet. A la hora de disciplinar el trabajo y hacerlo centrados/as. ¿Qué hábitos sugieres para poder rendir al máximo posible?
LC- Trabajar por bloques de trabajo de alto rendimiento donde tengamos claros nuestros objetivos y pasarlos a acciones concretas que realizamos en estos bloques donde no caben distracciones. Son espacios de 20 a 50 minutos donde dejamos el móvil en el cajón y no miramos el correo, es tiempo exclusivo en realizar una tarea concreta. Luego dejo 10 minutos de descanso, nunca mas de 3 bloques de alto rendimiento seguidos porque el resto de tiempo es para tareas rutinarias, redes sociales e imprevistos.
VAT- Ecología del espacio. ¿Cómo influye la naturaleza del espacio donde tenemos ubicado el despacho?¿En qué condiciones debe estar para encontrarnos a gusto y por largas horas en un régimen de productividad que nos permita cubrir la demanda que se nos propone?
LC– Una atmósfera productiva da unos resultados productivos por lo tanto cuidar el entorno es fundamental en la posibilidad de cada uno, si tienes espacio es recomendado que el lugar de trabajo no esté en nuestro dormitorio para mantener este espacio de descanso pero si no se puede, no pasa nada. Hoy en día el tamaño de nuestras casas no permite espacios individuales, pero debemos cumplir estos requisitos, o la mayoría de ellos
- Con luz natural es decir lo mas cercano a la luz natural y si no es posible o trabajamos por la noche usaremos una luz blanca para mantenernos despiertos.
- Bien ventilada y con una temperatura agradable el excesivo calor o frio reduce nuestra concentración y afecta a nuestros resultados
- No podemos trabajar en cualquier mesa o silla, debe ser ergonómica, con la altura para escribir con la espalada recta, manteniendo la pantalla a la altura de los ojos porque vamos a pasar muchas horas.
- Alejados de las distracciones es decir sin la tv cerca o si tocamos un instrumento alejarlo de nosotros porque la mente tiende a distraerse y distraernos.
- Un espacio limpio y ordenado porque el orden llama a la concentración y la concentración a los resultados.
Y por último y fundamental, recordar que nosotros formamos parte de esta atmósfera productiva, así que debemos vestirnos de manera adecuada porque una buena imagen es parte de la motivación y nos predispone a una jornada laboral, activar “el modo oficina”.
VAT- ¿Por qué en el ámbito de estudio y práctica de la Eficiencia la rutina es una palabra poderosa?
LC- Porque la eficiencia esta basada en la relación entre esfuerzo y resultados, por lo tanto las personas eficientes se limitan en hacer bien las cosas que hacen, llegando a la conclusión que el resultado es directamente proporcional al esfuerzo en su desarrollo.
Siempre me gusta decir que el éxito se encuentra en las tareas rutinarias…
… que hacemos cada día que a base de repetir y mejorar nos llevan a acciones efectivas con resultados efectivos y no al factor “suerte”.
Una persona con una carrera productiva y exitosa lleva detrás una disciplina de trabajo, una prueba-error y sacar el mayor rendimiento a sus recursos, cuando trabajamos de manera intermitente, sin continuidad ni organización estamos abocados al fracaso.
VAT- ¿Un código de normas para poder cumplir metas sin frustrarnos?
LC– Para trabajar de forma efectiva desde casa es fundamental trabajar con metas y transformar estas metas en objetivos claros, fáciles de medir y bien definidos para realizar revisiones intermedias para adelantarnos al error.
Una acción clave es no centrarse en una sola tarea todo el tiempo, es segmentarla y distribuirla en una planificación donde encontrar tiempo para crear, crecer y compartir.
VAT- ¿Es lo mismo prevención que anticipación?
LC– Ambas son palabras claves frente a como nos enfrentamos a situaciones externas para minimizar los peligros que podemos encontrarnos a la hora de gestionar un recurso en particular para mí, nuestro tiempo. Con la prevención nos preparamos para evitar una mala gestión y con la anticipación, nos protegemos.
Por ejemplo, si sabemos que el mail es una fuente de distracción prevenimos no abriendo el correo a cada momento y nos anticipamos planificando espacios de tiempo para responder.
Al final se trata de tomar el control de nuestro tiempo.
VAT- ¿Cómo podemos organizar el tema informático-tecnológico para rendir más? Ofimática, apps, redes sociales.
LC- Usando las aplicaciones que son más efectivas para nuestra gestión, esta demostrado que el 80% de las aplicaciones del móvil no las usamos, sólo son útiles ese 20% que utilizamos en el día a día.
Aplicaciones como Asana o Trello son magníficas para trabajar proyectos compartidos y estructurados, el calendario de Google o Apple es más que suficiente como organizador, usando un código de colores porque es fundamental entender que tenemos una sola vida personal y profesional y por lo tanto, debes gestionar una sola agenda para no cometer el error de solapar citas.
Aplicaciones para medir el tiempo van muy bien para crear alertas de bloques de trabajo, un temporizador con 30 minutos de alto rendimiento.
Existen miles de aplicaciones para gestión del tiempo pero la simplicidad en la gestion es fundamental por lo que aprendiendo a sacar el rendimiento a las propias de nuestros dispositivos es suficiente porque por ejemplo, instagram tiene la opción de desconectar notificaciones en periodos de tiempo que nosotros determinemos, pero está en nuestra mano activarlo o no.
VAT- ¿Cuál es la curva de rendimiento estándar y mediante qué estrategias de racionalización podemos mantenerla, si no al máximo, en una zona constante de productividad?
LC – Para mantener una curva continua de rendimiento y productividad es necesario hacer descansos entre bloques de trabajo, equilibrar concentración y renovación de energía porque…
… el valor de nuestro trabajo realizado no viene de las horas sentados trabajando, sino de las tareas planificadas y ejecutadas.
Cuando trabajamos sin descanso, de manera intensa perdemos la concentración, aumentamos el cansancio y cometemos más errores.
Cuando estamos saturados parar, tomar un café y desconectar nos ayuda para volver a retomar la jornada con las pilas recargadas, manteniendo las reservas constantes de energía físicas, mentales y emocionales bien equilibradas.
VAT- ¿Hay algún sistema que pueda ayudar a nuestros lectores/as a leer a una mayor velocidad y a un buen nivel de comprensión?
LC– A mi me gusta hablar de la lectura eficaz clave para desarrollar nuestras habilidades y para ello es necesario leer con fluidez y concentración para aumentar la compresión lectora. Pero existen muchos ejercicios para aumentar nuestra velocidad lectora en internet, como aprender a leer con visión periférica y no solo visión central, o dejar la mala costumbre de releer lo leído porque aumenta un 30% nuestro tiempo de lectura. Evitar distracciones para tener foco en la lectura, recomiendo el Manual de lectura rápida de Lewis Taylor como un clásico.
VAT – Un mensaje para aquellas personas que solas deben atenderlo literalmente y sienten que no llegan o están agotadas.
LC – Estamos en un momento muy difícil donde la incertidumbre y el confinamiento nos limita profesional y emocionalmente. Por lo tanto:
-Debemos cuidar nuestro nivel de autoexigencia.
-Sacar el máximo rendimiento a este aprendizaje.
–Felicitarte por los objetivos conseguidos con los recursos a nuestro alcance. Para mi el secreto de una gestión del tiempo efectiva se encuentra en:
–Planificar qué queremos hacer, no dejarnos llevar por impulsos o imprevistos que nos consuman el tiempo y la energía.
–Aceptar: que es un momento excepcional y que nuestras emociones o incertidumbres afectan directamente a nuestros resultados, es una situación nueva y como todo lleva un proceso de adaptación y aprendizaje.
–Fluir es un tiempo de incertidumbre y emocionalmente difícil así que debemos aceptar que nuestros objetivos diarios deben ser realistas y adaptados a nuestra situación personal y profesional.
Análisis editorial de la entrevista.
¡Muchas gracias Leticia!
Una mente secuencial y muy bien organizada. Nuestros lectores sólo pueden obtener de su aplicación una mejora tangible en todos los ámbitos que afectan, no tan sólo al aspecto organizativo como a esa dimensión interna que es el desarrollo personal, ese ordenar los muebles por dentro que tantas oportunidades vitales abre en nombre del tiempo ganado. Pongo énfasis en varios puntos que considero muy interesantes, salvando las distancias con todos los puntos, que lo son.
-Los ladrones de tiempo.
Aparte de crear distracciones, si te concentras en el trabajo como es debido es fácil desapegarse de ellos porque llegan a ser un agobio.
-El cuidado personal:
Estar encerrados y no mostrarnos a los demás podría inducir al abandono de pautas saludables y a la inmersión en espiral hacia una tarea monopolizadora que acaba con la energía. Lo experimenté tiempo atrás y aprendes la lección. Con el tiempo te acabas dosificando. Entre otras cosas porque la edad no perdona.
-La lectura con visión periférica.
Nos da una notable velocidad en comparación con la visión centrada, aumenta el rendimiento considerablemente y al guardar una distancia relativamente superior, agota la vista en menor medida.
-La aceptación.
En condiciones normales podría asimilarse a un peligroso amigo de la resignación y el conformismo, pero que en un contexto de conocimiento de realidad, puede sentar los cimientos de una reconstrucción y una mejora. De hecho, viviraltiempo y #deporteartecienciavsCOVID son herencia de esta situación que estamos viviendo. Decidí sencillamente que en la vida ya no había lugar para las excusas. Era hora de hacer más y pensar menos, al menos un poco. Y aquí estamos, confirmando ni más ni menos contigo:
El Poder de la Organización.
Quedamos abiertos a posteriores colaboraciones.
Damas y caballeros, hemos mantenido una muy interesante entrevista con Leticia Codina. Ahora tenemos claros una serie de matices que nos harán más eficientes y funcionales.
Leticia Codina es, sobre todos los amplios atributos que hemos adelantado en la introducción, una persona enorme, combativa, generosa y muy responsable.
Tony&Co.
Viviraltiempo.com
El canal en youtube de Leticia Codina:
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